Plan de gestión de activos

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Un plan de gestión de activos es una planificación táctica para gestionar la infraestructura y activos de una organización con la finalidad de cumplir un estándar del servicio. Tradicionalmente, un plan de gestión de activos cubre más de un activo ya que diferentes activos se encuentran relacionados entre sí, obligando determinar un nivel de servicio para todos ellos.

El Manual Internacional de Gestión de Infraestructuras define un plan de gestión de activos como “un plan desarrollado para la gestión de uno o más activos que combina una gestión multidisciplinaria con la gestión del ciclo de vida del activo, para obtener del modo más rentable el nivel de servicio definido”.

Objetivos de un plan de gestión de activos

Existen dos objetivos; la justificación y la optimización.

• Justificación: dar visibilidad al coste y beneficios asociados con dar el estándar de servicio acordado.
• Optimización: minimizar el coste de la vida del activo incluyendo la explotación, mantenimiento y eliminación de cada activo del sistema.

Para que las premisas anteriores puedan cumplirse, el estándar de servicio debe ser definido (de modo que sea mensurable) para cada activo en el sistema. La primera parte puede lograrse rápidamente, y es necesaria antes de llevar a cabo una descentralización de la toma de decisiones a nivel de mantenimiento, pero la segunda requiere un trabajo constante en pequeños equipos que sean guiados para lograr este objetivo. Un plan de gestión de activos debe tomar una aproximación única para cada situación, no una solución apta para todo, si no una planificación basada en las necesidades concretas de cada organización, tomando como referencia la información disponible. El desarrollo del plan de gestión de activos debe ser revisado más frecuentemente cuanto más compleja es la infraestructura, especialmente en sistemas donde el coste anual de cumplir los estándar de servicio es elevado.

Contenidos típicos de un plan de gestión de activos

Un plan de gestión de activos cubre habitualmente las siguientes áreas:

1. Descripción del activo en el sistema
2. Definición del estándar de servicio
3. Rendimiento actual del activo
4. Acciones planificadas
5. Costes
6. Beneficios
7. Mejoras potenciales

Descripción del activo en el sistema

Esta parte describe los problemas que se pretenden reducir y explicar que activos se encuentran utilizados para solucionar estos problemas definidos. En resumen, explicar porque existen los activos y que ocurriría si no existieran. Deben identificarse las relaciones de dependencia entre las diferentes partes de un conjunto de activos. Este paso es importante para entender porque los activos existen en la organización.

Definición del estándar de servicio

Este paso define el rendimiento que deben tener los activos definidos y bajo qué condiciones, así como el estándar de servicio para las diferentes partes del sistema de activos. En resumen, define como debe funcionar el sistema, de un modo mensurable.

Habitualmente esto consta de dos partes, las especificaciones sobre rendimiento mesurado y el nivel de condiciones mínimas. El nivel de condiciones mínimas debe tener en cuenta las consecuencias de un fallo. Por ejemplo, una barrera anti-inundaciones de un área urbana que en caso de fallo de la barrera tendrá una inundación de 1 metro de agua debe tener un nivel de condiciones mínimas alto (grado 2 o 3). Una barrera de tierra que protege un terreno inhabitado en cambio tendrá un nivel de condiciones mínimas más bajo (grado 4 o 5).

Si es necesario un mayor detalle, el nivel de condiciones mínimas debe tener en cuenta elementos como la posibilidad de fallo del activo y la velocidad a la que este puede ocurrir. Si el activo presenta un proceso lento y que puede ser monitorizado, no es necesario un nivel de condiciones mínimas de magnitud 2 o 3. Por el contrario, un activo que presenta una rápida degeneración sin señales previas necesitará una magnitud mayor. Algunos activos pueden estar vinculados a obligaciones legales que obliga a otorgar un determinado estándar de servicio.

Es importante entender qué función debe cumplir cada activo, y que mínimo de condiciones es considerado como aceptable.

Rendimiento actual del activo

Se debe definir en qué condiciones se encuentran los activos actualmente. Para ello debe elaborarse un inventario de todos los activos con identificadores únicos y que además incluya información como propietario del activo, edad, tiempo de vida estimado, etc.

Este paso es importante para conocer el estado en el que se encuentran los activos en la actualidad.

Acciones planificadas y gestión del ciclo de vida

Un pequeño texto narrando las acciones de corto plazo es necesario para cubrir el espacio entre el punto donde nos encontramos actualmente y el punto donde queremos estar. En el caso de cumplir ya el estándar de servicio definido, esta acción permite determinar cómo continuar en el mismo estado con el menor coste posible, creando un enfoque innovador en el método para cumplir el estándar designado.

Este paso es importante para entender que acciones posicionarán o mantendrán los activos sobre la condición mínima establecida, y con capacidad para desarrollar su función en el mejor modo posible.

Costes

Hay que dejar constancia de los costes a corto, medio y largo plazo para el sistema de activos. Debe elaborarse una planificación de los costes para la explotación, mantenimiento, reparación y reemplazo de los activos para mantener el estándar de servicio. Idealmente, la planificación de costes debe llegar a cubrir el coste del activo más longevo del sistema para estimar el coste total de la vida de los activos y determinar los costes medios anuales.

Esta sección puede necesitar ser revisada y actualizada anualmente ya que es el referente para las dotaciones económicas. Las cifras ofrecidas para el año actual (año 0) y tres años siguiente (1-3) deben ser aproximadas a la realidad. Tras este periodo, los cálculos deben planificar grandes gastos previstos a medio plazo, y permitir disponer de tiempo suficiente para hacer una tasación en profundidad del coste de sustitución de activos.

Es importante conocer el coste de las acciones planificadas, así como de la gestión y gastos indirectos relacionados con un sistema de activos en concreto. Además es imprescindible para desarrollar los esfuerzos necesarios que permitan optimizar el enfoque necesario para cumplir los estándar de servicio.

Beneficios

Sin excepción, todos los activos deben ofrecer una serie de beneficios que puedan ser medidos o explicados. Lo más habitual es trasformar el estándar del servicio en una cifra económica. Otros beneficios, más difíciles de medir, pueden ser de tipo social o medioambiental, aunque es importante dejar un registro de ellos.

Esta parte es importante para demostrar que el plan de gestión de activos es beneficioso para la empresa y que el gasto que genera está justificado por el beneficio que obtiene la empresa.

Mejoras

Las mejoras representan un cambio potencial en el estándar de servicio y son gestionadas como un proyecto completo, con una gestión de los gastos, comparando diferentes opciones y seleccionando la más adecuada.

Algunas mejoras incluyen la adquisición de nuevos activos, reducción del estándar de servicio o la eliminación o cambio de activos incluidos en el sistema de activos de la organización.

Véase también

• Gestión de activos empresariales
• Facility Management

Referencias

<references/>

• NZ National Asset Management Steering Group
• UK institute of Asset Management
• Review of International Infrastructure Management Manual
• Sistemas de gestión de Infraestructuras y servicios